Sistem pembayaran cash saat ini menjadi PR bagi para pengusaha, di mana banyak sekali ketidakjujuran yang bisa dilakukan oleh karyawan melalui celah ini. Pasalnya, banyak pegawai yang kurang jujur, saat menerima pembayaran cash tidak dicatatkan, sehingga dana yang diterima tak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke dompet karyawan itu sendiri.
Misalnya saja di bisnis ritel, kasir wajib menyerahkan struk kepada pembeli, supaya tak ada celah penggelapan dana pada meja kasir. Struk berguna untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pembeli & bukti uang masuk ke perusahaan. Jika struk tidak tercetak, otomatis uang yang diserahkan oleh pelanggan tidak dapat ditelusuri.
Hal ini bisa pula terjadi pada bisnis yang lain misalnya travel umrah. Apabila bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan travel. Satu produk paket umrah saja harganya di atas 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang daftarnya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang membutuhkan perhatian khususnya masalah pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, bila masih menggunakan pembayaran tunai, rawan sekali terjadi penggelapan. Bagaimana bisa terjadi? Mari kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATAT
Misalnya ada seorang calon jamaah yang mendaftar umrah, kemudian membayar uang muka. Setelah itu, jamaah tersebut membayar dengan cara angsuran selama beberapa kali. Jika travel umrah masih menerapkan pencatatan transaksi dan pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penggelapan dana. Transaksi tunai rawan tidak dicatat, apalagi jika travel belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk pengelolaan travel.
Apalagi travel tersebut telah memiliki banyak pelanggan, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diakui “hilang” dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi saja, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel dengan volume penjualannya tinggi, omsetnya bisa milyaran. Maka, “kehilangan uang” beberapa puluh juta tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang semestinya dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil seperti ini terjadi, bisa menjadi awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang bisa dilakukan oleh owner travel umrah yang ingin membenahi manajemen transaksi & pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran non tunai di perusahaannya. Penerapan Virtual Account misalnya, adalah solusi agar bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel dapat dihindari.
Penggunaan pembayaran cashless saat ini sudah cukup lazim. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan hal ini, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel umrah & haji. Sangat perlu untuk menggunakan sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran non tunai.
Saat ini ada sistem manajemen travel yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya dapat terpusat dalam sebuah sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari jamaah, karena sistemnya sudah terintegrasi antara transaksi, pembayaran, dan keuangan, maka dapat dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem digital manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga harus memilih mana sistem yang sudah all in one menghadirkan solusi bagi problematika travel. Sehingga pengelolaan travel bisa lebih mudah, rapi dan efisien.
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang dapat diraih bila travel mau beralih ke sistem digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga soal pembayaran usahakan juga sudah memakai pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh jamaahnya karena sistem pembayaran non tunai membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah memakai Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi secara otomatis tanpa perlu meminta bukti pembayaran dari jamaah.
Jika travel sudah menggunakan sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayaran, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tidak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun bisa diminimalisir.
Kedua, pembayaran cashless sangat praktis dan memudahkan tim travel. Bayangkan jika setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang dibutuhkan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, dan menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel kian efisien.
Ketiga, memudahkan jamaah yang akan melakukan pembayaran. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah juga demikian. Saat ini, umumnya orang tidak menyimpan uang secara cash. Jika travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah sulitnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu menyetorkannya langsung pada travel umrah.
Keempat, pencatatan dan laporan keuangan yang lebih rapi. Jika travel sudah menggunakan sistem travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless dan terintegrasi dengan sistem keuangan travel, maka pembuatan laporan transaksi dan laporan keuangan pun dapat lebih mudah dan cepat.
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis beroperasi, maka biaya operasionalnya pun kian rendah, sehingga keuntungan lebih tinggi. Di bisnis travel, penggunaan sistem pembayaran digital, dapat mempersingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus ditangani beberapa orang, kini cukup satu orang saja bisa menangani banyak pekerjaan.
Karena beberapa aktivitas berulang bisa diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, dan pembuatan laporan bisa dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran digital.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan yang telah kami uraikan, sudah saatnya travel menggunakan sistem pembayaran digital, dan beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran non tunai. Travel yang bertahan di manajemen travel konvensional, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel beradaptasi dengan perkembangan teknologi di era digital seperti saat ini.
Oleh karena itu, sangat penting bagi owner maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam mengoperasikan bisnis travelnya. BIla masih memakai cara lama, jangan harap travel dapat berkembang. Bisa jadi bisnis travel tiba-tiba kolaps, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tak mau bertransformasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda menggunakan software digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
